Cómo contratar y pagar a los trabajadores sin números de seguro social

Navegar cómo incorporar legalmente a los trabajadores sin números de seguro social es un tema creciente mientras los contratistas de techado tratan de abordar la escasez de mano de obra en la industria.

social security mismatch — Muchos empleadores aún recuerdan haber recibido una carta de la Administración del Seguro Social (SSA) informándoles que el nombre o el número de Seguro Social (SSN) reportado en un informe de salarios reciente no coincide con un nombre o SSN en los registros de la SSA.
— Imagen: Adobe Stock

Los empleadores en los Estados Unidos a veces se enfrentan a la posibilidad de incorporar a trabajadores jóvenes y/o extranjeros que no tienen número de seguro social (SSN). Aunque existe la creencia común de que es ilegal que un empleador pague a un empleado que no tiene SSN, no existen leyes que lo prohíban. De hecho, existen reglas específicas sobre cómo contratar y pagar a estos trabajadores.

Como punto preliminar, los empleadores deben estar al tanto de que no necesitan una tarjeta de seguro social para completar el formulario I-9 de verificación de elegibilidad para empleo de un nuevo contratado. El empleado puede elegir los documentos que presenta para confirmar su capacidad para trabajar en EE. UU. Las tarjetas de seguro social son un documento de la Lista C, lo que significa que el empleador también necesitaría un documento de la Lista B para completar correctamente el I-9. Sin embargo, hay seis documentos adicionales de la Lista C que un empleador puede aceptar en lugar de una tarjeta de seguro social.

Si el empleado presenta una tarjeta, el empleador no puede utilizarla para fines del I-9 si la tarjeta está restringida, lo que significa que contiene alguno de los siguientes:

VÁLIDO SOLO PARA TRABAJO CON AUTORIZACIÓN DEL DHS
NO VÁLIDO PARA EMPLEO
VÁLIDO SOLO PARA TRABAJO CON AUTORIZACIÓN DE LA INS

Si el empleado presenta una tarjeta de seguro social restringida, el empleador debe pedirle que proporcione otro documento de la Lista C o un documento de la Lista A. Los empleados que aún no han recibido su SSN y que pueden cumplir con los requisitos del Formulario I-9 pueden trabajar mientras esperan su número. Deben ingresar su SSN en la Sección 1 del I-9 tan pronto como lo reciban.

Un último punto: se prohíbe a los empleadores pedir a los empleados que proporcionen un documento específico con su número de seguro social o cualquier documento específico de las

Listas A o B y C. Hacerlo puede dar lugar a reclamaciones por discriminación ilegal.

Los empleadores que utilizan el sistema E-Verify pueden enfrentar problemas que aquellos que
no lo utilizan no tienen, porque el sistema no permite crear un caso sin un SSN. Si un empleado
recién contratado ha solicitado, pero aún no ha recibido su SSN, los empleadores pueden
adjuntar una explicación al Formulario I-9 del empleado y dejarlo por el momento, y luego crear
un caso en E-Verify usando el SSN del empleado tan pronto como esté disponible. Si el
empleador no puede crear un caso en el tercer día hábil después del primer día de empleo del
empleado, debe seleccionar "Esperando el Número de Seguro Social" cuando lo indique el
sistema. El empleador debe permitir que el empleado comience a trabajar, completar el
Formulario I-9 a tiempo y esperar a ingresar el caso en E-Verify una vez que se reciba el SSN.

Aunque la mayoría de los empleadores prefieren que los empleados tengan SSNs en la fecha de
contratación, especialmente cuando los servicios de nómina son subcontratados, en realidad no
se requieren para comenzar el empleo. Las regulaciones aplicadas por el Servicio de Impuestos
Internos (IRS) y las directrices de la Administración del Seguro Social permiten que los
empleados recién contratados, en el día que comienzan a trabajar para un empleador, puedan:

Presentar una tarjeta de seguro social si el empleado posee una.

Si el empleado no tiene un SSN pero tiene un recibo emitido por la SSA que reconoce q ue se ha recibido una solicitud de número de cuenta, el empleado debe mostrar dicho r ecibo al empleador.
Si el empleado no tiene un número y no puede proporcionar prueba de haber solicitado u no, debe proporcionar al empleador una declaración por escrito y firmada que incluya:

La fecha de la declaración.
El nombre completo del empleado.
La dirección actual.
La fecha y lugar de nacimiento.
Los nombres completos del padre y la madre (antes del matrimonio).
El género del empleado.
Una declaración sobre si el empleado ha presentado previamente una solicitud en e l Formulario SS-5 y, de ser así, la fecha y el lugar de la solicitud.

Esta información debe ser proporcionada en el Formulario SS-5, si una copia del formulario está disponible (www.ssa.gov/online/ss-5.html). Incluso si un empleado proporciona dicho

Formulario SS-5 u otra declaración al empleador, el empleado aún debe presentarlo realmente a la SSA para solicitar un SSN dentro de los siete días siguientes al inicio del trabajo para recibir ingresos sujetos a impuestos. Un empleador debe confirmar que esto se haya hecho, no solo por razones de facilidad en la nómina, sino también para demostrar un esfuerzo de buena fe si alguna vez el gobierno federal realiza una inspección.

Si el trabajador no ha obtenido un SSN cuando se deben presentar los informes salariales, las
instrucciones del IRS para los Formularios W-2/W-3 indican que los empleadores que presenten
en papel deben escribir "Applied For" (Solicitado) en el recuadro a, mientras que los
empleadores que presenten electrónicamente deben ingresar ceros en todos los campos del SSN.
Si el trabajador obtiene el SSN después de que se haya presentado el informe salarial, los

empleadores deben presentar un Formulario W-2c (Declaración Correctiva de Salarios y Impuestos).

Nota: Este artículo no representa asesoramiento legal ni consulta; es simplemente información general. El lector debe consultar con un abogado para recibir asesoramiento legal sobre cualquier pregunta legal específica.

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James Aldrich is an attorney with Dykema Gossett PLLC. He’s a frequent writer and presenter on immigration topics. He focuses on the corporate aspects of U.S. immigration law, including transferring foreign workers and counseling employers on immigration-related issues.